你效率低下的8个原因(以及如何解决它们)

你效率低下的8个原因(以及如何解决它们)

不知道你是否像我一样,坐在办公桌前连续几个小时,却几乎什么也没做,漫无目的的望一望电脑,看一看手机。话说回来,我们每个人都希望自己的时间更有效率。

作为一个对个人成长和成功充满激情的人,我一直在寻找更多的方法来有效应用我的时间。当然,我也希望可以帮助别人——分享一些想法——让他们在生活中也获得最好的结果。在过去的五年里,我曾和几百个人一起工作,取得了一些成功,把他们从一个拖沓的人变成了有上进心的优等生,从疲惫不堪的人变成了自我激励和高效的人。

虽然有些人可能认为效率只是努力工作和自律的问题,但我发现事实可能并非如此。相反,是一些关键的习惯把高效人士和低效人士区分开来,而不养成这些习惯自然会降低你的效率——不管你是谁。如果你做事有困难,以下一个(或多个)因素可能适用于你:

1.你没有设定任何目标

高效能人士与低效能人士之间有10条基本规则。第一条规则是关于个人发展最古老也最重要的一点——目标设定。具体来说,就是设定正确的目标。

大多数人的问题是,他们要么(a)没有设定目标,要么(b)设定了错误的目标(参见下一节“正确的”目标)。没有目标,就是没有确定自己想要的生活是什么。虽然这听起来像是一种不错的、没有压力的生活,但事实是,它创造了一种“漂浮者”综合症——他们每天都在“漂浮”于一件事和另一件事之间,受制于他人的奇思妙想和要求,基本上没有更高的目标去努力。日复一日,周而复始,他们什么都没做,不知不觉中,他们已经是四五十岁、六十多岁的人了,不知道自己的半辈子都去了哪里。

如何解决这个问题:

设定目标,尤其是生活中最重要的领域:通常是事业、人际关系、财务、健康和个人成长。在未来的一、三、五年内,你认为自己在这些领域的前景如何?

把这些目标写下来,然后朝着它们努力。创建你的愿景板,每天都把它放在你的视野中,这样你的目标就会不断提醒你。

2.你没有正确的目标

设定目标是不够的——你必须设定正确的目标。设定错误的目标,就是走上了失败的道路!

那么是什么定义了“正确的目标”呢?对于高效能的人,有四个目标标准:

  • 鼓舞人心的
  • 巨大的
  • 具体的
  • 有时间限制的

符合这些标准的目标往往会取得最大的成功。

不幸的是,我们中的许多人都设定了“错误”的目标——这些目标要么不能激励我们,要么太小、太模糊,要么没有最后期限。因为我们的目标直接影响我们的行动,而行动又会影响我们的结果,所以设定错误的目标会导致我们几乎看不到结果,甚至没有结果,从而给我们自己制造了一个僵局。

如何解决这个问题:

确保你只设定自己想要的目标,而不是别人想要的目标。为自己而活。

追求大目标,而不是小目标。“把我的客户增加200%,成为行业领导者,”而不是“多争取一两个客户,这样我就能有足够的钱来维持收支平衡”。

尽可能具体。“到2020年12月,每月挣50,000”,而不是“增加我的收入”

为每个目标设定一个截止日期,这就把我们带到了下一点……

3.你没有设定最后期限

设定最后期限是一件很重要的事情,尤其是时间表。如果你熟悉个人工作效率的建议,那么你一定听说过帕金森定律——这个定律说的是“工作会不断扩展,以填补完成工作所需的时间。”这意味着,与人们普遍认为的一项任务所花费的时间取决于任务难度和/或我们的效率/效力相反,主导因素实际上是……我们分配给它的时间!

直白的说,如果你为一项需要两个小时的任务设定了四个小时的最后期限,那么你将不可避免地花费四个小时来完成这项任务。如果你为一项需要两天的任务设定了一周的截止日期,那么你将会用整整一周的时间来完成这项任务。而且……如果你根本不设定任何截止日期,这项任务实际上可能要花很长时间才能完成。也就是说,它可能永远不会完成。

如何解决这个问题:

为你的任务和目标设定截止日期。特别是,设置一个时间表,它是实现目标的步骤和里程碑的详细分解。

4.你什么都想做

听说过“少即是多”这句话吗?其实还有一个:“尝试做每件事只会导致什么都没有完成。”我们今天的社会更注重做得更多。虽然我完全同意做得更多、成就更多的重要性,但尝试做每件事只会导致注意力不集中,更不用说随之而来地压力了。

如何解决这个问题:

停止尝试做每件事。相反,把注意力集中在最重要的事情上,把它们做好。你清单上20%的高影响力任务是什么,你如何着手去做?对于不太重要的事情,要么丢弃它们,要么批处理它们(一次性完成),要么委托它们。这也引出了下一点……

5.你什么事都想亲力亲为

我在许多完美主义者身上注意到了这个问题,包括我自己:我们会坚持自己去做每一件事。为什么?因为我们拒绝放手。我们觉得当我们放手的时候,我们会失去对它的控制,人们可能会把事情搞砸,然后我们不得不在之后收拾“烂摊子”。

我能理解,因为有时候我就是这样。我过去对我的工作也有更多的“占有欲”,我选择自己做每件事,这样我就可以按照我想要的方式完成它。然而,我明白了,没有人可以是一座孤岛。想想看:无论你的工作效率有多高,你都不可能在同样的时间内完成10倍或100倍于你的人(他们和你能力相当)所能完成的工作量。人多好办事,两个人总比一个人强。

如何解决这个问题:

放弃自己做所有事情的需要。将任务委派给团队成员、员工和/或供应商。问题可能会发生,但关键是指导他们如何把事情做好。

6.你没有一个良好的工作环境

评估你目前的工作环境。从1到10分,10分是最好的工作环境,你会怎么评价?你能给它打1到3分吗?3到5(平均分)?6到8(好)?还是9点到10点(非常好)?

我们大多数人都在“3到5”的平均环境中工作。从杂乱的工作空间,到糟糕的桌面高度导致嘈杂的交通(尤其是对于那些在家工作的人),到人们聊天,到枯燥的工作场所,我们不断地与环境作斗争,只是为了把事情做好。这是不好的,因为我们没有把精力投入到工作中,并把它转化为建设性的产出,我们的精力完全被周围的环境抽干了。

如何解决这个问题:

“心流”环境——指的是“能给你最大的工作体验,让你轻松进入流动的环境”。你知道,当你可以很容易地进入工作模式时,你就处于心流环境中,你会一直感到精力充沛!找到你的“心流”环境(如果有必要的话也可以创建它),然后看着你的效率飙升!

7.你认为只有当你有整整一小时的空闲时间时,工作才能完成

想想看,休息五到十分钟对你没完没了的待办事项清单没有任何影响吗?再想想。这些活动之间的小时间窗被称为“时间口袋”,如果得到有效的利用,它们会产生巨大的影响。

举个例子:我上大学时,每学期都会在系主任的推荐名单里,最终以工商管理专业市场营销专业第一名的成绩毕业。但这是在我忙于应付课程、活动、家教工作以及经营我自己平面设计业务的情况下发生的。这是怎么发生的?

这就要感谢我对时间的利用了。因为我很忙,我不喜欢在家学习,我会在课间和放学后找时间。我不会偷懒,不会和同学闲聊,也不会在“时间口袋”里睡着,而是做即将到来的作业或者修改笔记,这样我就有更多的时间来做其他的活动了。

因此,我从来没有花额外的时间在校外学习,我只需要在考试前几天复习(有时甚至是前一天晚上)!

如何解决这个问题:

抓紧你的时间口袋,即使它们只有五分钟的时长。不要低估一个时间口袋给你生活带来的不同。你会发现,保持这个习惯可以改变周围的任何事情。

8.你忽略了生活中的其他方面

也许对工作效率最大的误解是,你需要把非工作领域——比如家庭、社交、爱情和健康——放在一边,才能在工作中取得成功。我们大多数人都说:“这些以后再说。”

但事实并非如此。工作并不能弥补你的全部生活,工作也不能填补那些只有非工作领域才能填补的空白。虽然忽视其他生活领域(社交、浪漫、家庭、健康或个人幸福)可能会让你在工作效率上有优势,但这只是暂时的——这样的设置不会持续太久。当你在其他生活领域变得有“饥饿感”,甚至根本没有工作的动力时,它只会产生反作用。有些人称之为“燃尽”,另一些人称之为“衰退”。

如何解决这个问题:

找出你生活中忽略的部分。然后,采取行动,同时控制你的工作优先级。效率来自于对生活的全面管理;一个快乐的人/父母/配偶/孩子自然会受到鼓舞和激励去努力工作,并在他/她的工作中表现得最好。

希望对你有所帮助

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