时间阻塞,提升工作效率(完整指南)

时间阻塞,提升工作效率(完整指南)

时间是我们最宝贵的资源,尤其是当我们试图实现职业目标的时候。但我们大多数人都不善于管理自己的时间——至少我们可以做得更好。

幸运的是,有一些潜在的解决方案。“时间阻塞”就是这样一种策略,它会迫使我们更加谨慎地思考我们所花的时间以及我们是如何使用它们的。如果利用得当,它就可以极大地提高你的效率——无论是在你的职业生涯内外。

时间阻塞(time blocking)的基本原理

“时间阻塞”是一种策略,你可以将你的时间分解成分散的“块”,或者为完成特定的任务设定增量。

例如,在一天工作8小时的情况下,你可能会用16个30分钟的时间段来工作,给每个30分钟的时间段分配任务,比如“处理邮件”、“每日会议”或“项目B”。

下面是如何成功应用时间阻塞的方法:

1.理解时间阻塞背后的哲学

首先,你要理解为什么时间阻塞这么流行。时间阻塞的原理相对比较简单,但其背后的思考却是多方面的。

时间阻塞可以帮助你同时实现几个目标。它会让你把时间当作一种资源来对待,就像你对你的收入做预算一样。它还可以帮助你追踪你的时间,找出浪费的来源。

同时,它还会迫使你把注意力集中在具体的时间间隔上,从而帮助你分清轻重缓急。它还提供了一个一致的系统,可以应用于任何任务。

2.致力于单一任务

几十年来,科学已经清楚地表明:多任务处理根本不起作用。无论你认为自己多擅长同时处理多项任务,最好还是一次只做一件事。

事实上,研究表明多任务处理会降低40%的工作效率。而时间阻塞会迫使你执行单一的任务,如果你正确地实施它。

在给定的时间范围内,只设置一个任务;例如,在30分钟的“完成销售计划”任务中,不要让自己被电子邮件、电话或其他无关的任务分心。这个改变本身就能让你的工作效率大不相同。

3.决定你所选择的增量

到目前为止,我们使用的示例是30分钟的时间块,但并不是必需要这样设置的。不管你使用的是哪种增量,时间阻塞都是有效的。事实上,亿万富翁企业家埃隆•马斯克(Elon Musk)以能把一天的时间间隔缩短到5分钟而闻名。

不同的人会在不同的系统中表现得很好,所以要仔细考虑你的选择;更小的时间间隔可以让你更精确地控制你的时间表,但管理起来也会更有压力。如果你不确定,可以从45分钟或1小时的间隔开始。

4.决定把你一天中的哪些部分分成时间块

你不需要把你的一整天都划分出来,特别是如果你刚刚开始的话。想想看,你一天中哪些时间是你想划分的?

对大多数新手来说,这意味着在你早上的“常规”结束后,在你的日常工作结束之前,把你的一天——比如上午9点到下午5点——划分为“核心”时间。对于更高级的时间管理者,最好是把你一整天的时间,从开始到结束,甚至是你的个人生活进行划分。

5.选择正确的文档策略

即使你有过目不忘的记忆力,你也会发现很难在头脑中保持时间的清晰。相反,你需要依赖于某种文档系统。

具体的方法并不重要,只要它对你有效就行。一款好的日历应用就能够帮助你定时安排时间,设置闹钟,这样你就知道某个时间段什么时候结束了。

但如果你是一个老派的人,你可以使用一个书面计划甚至一系列便利贴来帮助你跟踪你的一天。但无论如何,某种自动计时器都是让你意识到时间在流逝的好方法。

6.为自己提供缓冲

在每一段时间之前和之后,给自己一点缓冲。例如,如果你的工作时间是30分钟,那就给自己额外的5分钟作为任务之间的空档。如果你想保持你的时间表整洁,工作25分钟,然后留出5分钟。

这可以帮助你完成那些不符合你最初时间阻塞计划中的任务,因为大多数即将到来的工作并不会很自然地组织起来的。

7.为热身和冷却设置时间

如果你和大多数人一样,你可能不会以最高的效率开始一天的工作。你需要花时间来启动你的设备,喝咖啡,阅读电子邮件,然后完全“安顿下来”。这样,在一天结束的时候,你才会有兴趣把事情做完,然后离开。

不要太过苛刻地把这些时间段封锁起来;相反,将它们视为一个独特的、开放式的时间块。举个例子,你可以每隔15分钟就把一天的大部分时间封闭起来,但也要给自己留一个小时的“热身”和30分钟的“冷却”时间。

8.为“深度”任务留出时间

深度任务是那些需要你全身心投入的任务,或者那些作为大项目而不是个人小责任的任务。它们应该以一种能让你专注于它们的方式被完全封锁;分配给深度任务的任何时间块都不应该包含任何其他任务或预留空间。即便如此,单个区块可能还不够;你可能需要将多个时间块分配给同一个深度任务。

9.为“浅层”的任务留出时间

阻止浅层任务的工作方式略有不同。浅层任务是指不需要太多时间和注意力的任务,它们往往会在一天中积累起来。你不需要用一整块时间来完成任何一个简单的任务,因此,可以考虑把简单的任务分组来完成。

例如,你可以用一个时间块来检查“电子邮件、社交媒体和项目管理平台”,或者“跟进交流”。

10.为“反应性”任务阻塞时间

反应性任务是非正式的任务,很难预测,更难区分优先级。它们通常会以互动的形式出现。

例如,你可能需要管理与你员工正在进行的对话,以协调特定项目的工作。同样,你也需要将这些任务合并到某个类别的一个时间块中。

11.设置休息时间

在一个注重效率的策略中,你很容易就会忽视休息的重要性。但是你还是需要像做其他工作一样,安排好休息时间,否则你就会有筋疲力尽的风险。这不仅包括午餐休息时间,还包括一天中较小的休息时间。

小的时间间隔,比如10或15分钟的间隔,在这里效果最好。如果你使用的是30分钟的时间块,可以考虑将休息和某个工作时间块结合起来。

12.创建一个可复制的公式

在你已经使用了一些时间阻塞之后,试着创建一个模板,你可以用它来满足你未来所有的时间阻塞需求。为你所有可预测的日常任务分配好时间段,然后在剩下的时间里为那些不太可预测的优先事项或那些按天确定的任务留出空间。

13.(一开始)做好估计不足的准备

大多数人都不擅长记录自己的时间,更不擅长估计任务需要多长时间。

当你第一次实施时间阻塞的时候,准备好为你在常见任务的时间预估错误感到尴尬。为了弥补这一点,试着高估完成给定任务所花费的时间,给它比你认为需要的更多的时间。这可能会稍微影响你最初几天的工作效率,但是一旦你对每种类型的任务所耗费的时间有了感觉,你就可以更准确地估计你所耗费的时间。

更好的方法是,使用一个时间跟踪应用程序来精确计算你在日常任务上实际花费了多长时间,这样你就可以提高你的预估并减少学习曲线!

14.通知别人你时间不够用了

提醒你的老板、同事和合作伙伴,你可能会耽误一点时间。当你开始阻塞时间时,你的习惯就会改变。

你可能会花更长的时间回复某些邮件,在开会时间的问题上你可能会更苛刻,而且几乎可以肯定的是,你会对一整天的工作方式更加严格。但如果人们知道了原因,他们会更加理解。

15.安排“赶时间”的一天

即使有了时间的阻隔,事情还是会从缝隙中溜走。你会错过很多任务,或者你还需要一两个小时来完成重要的项目。

为了避免压力过大,把剩下的任务分成若干个任务,然后给自己一天自由的时间,至少在某种程度上没有时间阻塞。在完成优先事项时让自己保持灵活是有好处的。

16.准备好修改你的方法

研究表明,对于普通人来说,“最佳”时间阻断策略是工作52分钟,然后休息17分钟。但这对你不一定有用。每个人都有自己独特的偏好和工作方式,个人化更有利于时间结构的交替。

有些人需要更长、更少的休息,而另一些人则需要更短、更频繁的休息。当你对自己的时间了解更多的时候,准备好修改你的方法。

17.把时间阻塞扩展到你生活的其他方面(如果对你有用的话)

花几个星期的时间在你的职业生涯中应用时间阻塞,评估一下它对你的作用。

它是否让你更有效率?会不会让你感到更有压力?

如果时间阻塞让你更有效率,而且不会增加你的压力,考虑一下把它应用到你生活的其他方面。就像你在工作中处理项目和任务一样,为家务和社交活动留出时间。

然而,如果“阻塞时间”对你来说过于严格或者根本就没有效果,不要害怕把它限制在工作中,或者完全放弃它。

结论

时间阻塞并不是适用于任何专业或任何情况的正确策略,但如果考虑和执行得当,它可以为你节省大量的时间,并直接提高你的效率。

利用它来更好地了解你一天中是如何花时间的,提高你的注意力,同时有效地优先排序。

希望对你有所帮助

扫描二维码,关注我们