如何结束没完没了的会议,保持高效

如何结束没完没了的会议,保持高效

不仅仅是当下的疫情,我们也正处于一场会议的疫情之间。高管们现在平均每周花在会议上的时间为23个小时,但其中71%的人表示,这些会议往往是效率低下的。

尽管有这些缺点,会议仍然是现代工作场所不可分割的一部分。办公室竖井和远程办公的兴起,使得定期签到成为了让每个人都保持一致的必要条件。但会议不会很快结束,那么我们如何才能减少会议的时间和效率的消耗呢?

很不幸,这个问题没有简单的答案。你不可能采取一个简单的步骤来消除会议的时间浪费,但你可以换个角度来思考,或者,你的会议并不是例行公事,而是投资。与其经常不假思索地计划和参加会议,不如事先考虑一下如何在有效地在与他人会面的时间内获得最大的投资回报。

如果你想结束没完没了的会议,那就在工作场所开有成效的会议,这里有几个地方可以让你开始:

1.提前优化你的会议

会议超负荷的最大原因并不是根深蒂固的习惯或糟糕的办公室政策;仅仅是因为会议确实很糟糕。大多数会议开始时没有任何议程可言,而没有方向的会议根本算不上会议。

一个毫无结果的会议必然会导致更多的会议消耗。你可以通过为你的团队安排有价值的、富有成效的会议来结束这个循环。

首先关注会议的目的。你参加的每一次会议都应该是你成功的必要条件,也是你的企业和员工成功的必要条件。。此外,涉及太多主题或领域的会议可能会超出计划时间,并让参会者疏远。

记住,富有成效的会议只有在绝对需要的时候才会持续。为了训练自己缩短会议时间,你可以使用“快速会议”之类的工具。这样你就可以自动地把你的会议时间缩短5分钟,这样你就有时间在会议之间把事情做完。

2.让你的会议更民主

谁在办公室里安排会议?一般来说,高管和高层管理人员是召集会议并制定议程的人。虽然对主管来说,把自己的指示传达给其他员工很重要,但直接来自上级的会议对其他人来说不会很有吸引力。

相反,试着从头开始计划一些会议。在向员工询问问题之前,确定一个会议的方向或一般主题,这对保持人们参与会议大有帮助,而会议参与是保持会议简短但有意义的最佳方式之一。即使是一些简单的事情,比如一个匿名的投票,也可以让参会者自由地表达他们的意见。

3.邀请合适的人

我们都有过这样的经历——坐在会议上,一开始就暗自纳闷自己为什么会在那里。一个人在不属于自己的会议上花费的每一分钟都是浪费,甚至有可能拖慢会议本身的效率。

确定谁属于这个会议,谁不属于这个会议的一种方法就是回到会议的焦点上。记住会议的主题,想一下谁会直接从讨论的主题中受益,或者谁会对讨论有什么有意义的补充。

然而,出席会议是双向的。如果在决定下次会议的安排时,你漏掉了本该出席会议的人,那么你可能就会浪费大量时间去了解那个人的情况。

当涉及到谁真正属于会议时,一定要想得更开放一点。例如,如果你的设计团队正在开会,那么最好让产品经理和软件工程师坐下来,以确保讨论的所有内容也符合其他团队的目标。正确的会议名单也可以为以后的会议节省时间。

4.使用数字工具

像视频会议这样的技术使会议比以往任何时候都更容易了,无论参会者在哪里或他们在做什么。技术的扩散也催生了一波新的应用程序浪潮,使大幅减少办公室会议的可能性越来越大。

例如腾讯旗下的TIM和企业微信,阿里的钉钉,都为新时代的会议提供了高效的技术支持。在一些会议上,考虑为这个主题创建一个专用的信息通道,而不是举办一个面对面的会议。问一些你想要回答的相关问题,或者开始一场讨论。要知道,观看一个数字会议完全可以在没有完全停止工作的情况下进行。

其他的协作应用,比如Trello,可以让每个人都清楚地看到其他人在做什么,这样就不需要经常召开会议了。如果你想减少某类会议的次数,那就找一些可以将会议功能转移到数字空间的软件。

糟糕的会议正在吞噬全世界的公司收入,所以尽你所能控制办公室的会议日程是很重要的。通过将会议视为企业的资产,你就可以充分利用企业日常最喜欢的消遣(低效)方式之一。

希望对你有所帮助

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