你是否每天都活在M&M（meeting & message）的制约下？当多角色、多专案等多工环境（multitasking）成为常态，该如何甩开无头苍蝇的瞎忙人生，建立高效上班的良性循环？
时间管理专家提醒，爆炸乱飞的讯息必须经过有系统的爬梳，但这是需要刻意养成的习惯。专家建议以5个步骤：捕捉、理清、整理、回顾、执行，来处理大量而零碎的多专案现状，有策略地提升专注力。
5个步骤，再多M&M也吃得下
1. 捕捉（capture）
先统整手边所有待办事项：email、电话、主管交办任务、业务开发计画、脑力激荡点子等等。
2.理清（clarify）
分别理清每件事“可否执行”？若是，能否在2分钟内完成？例如收到同事email欲确认合作细节，若能马上完成，就立刻回复；如需详加讨论，就先列行动清单、稍后行动。
但若此事无法执行，则应做出结论，通知对方，作为结案，或存档待日后参考。记住，一次只处理一件事。
3. 整理（organize）
将留待行动的事项分门别类，为每件事规划出即时、具体且视觉化的“下一步行动方案”；并同步设想“欲达成的目标”，使你方向明确、并脚踏实地朝它迈进。
例如，5月母亲节是零售业旺季，希望达成多少业绩数字？因此3月就要拟定行销提案、与供应商洽谈合作等等。
4.回顾（reflect）
以一周为单位，每周检视自己的执行成效。因应现状，微调下周的行动方案，稳步朝目标逼近。
以前面的例子来说，若本周要将“行销案初版”提交主管审阅，主管提供修正意见后，确定下周提出二版的时间，双方讨论后“定案”，并向供应商提案；再下周就可以收集供应商回应⋯⋯以此类推。
5.执行（engage）
开始做就对了！
专家认为，上述步骤的逻辑架构，非常适合对付M&M，能有效地化繁为简，做到简单而全面（Simple & Comprehensive）的成效。
冲刺短时间专注，试试“番茄钟”
至于短时间内快速提升专注力，专家也有说到。首先，将工作分为“既定工作”、“明确工作”及“突发状况”3种之后，批次处理，并适时借外力辅助。例如前两者都可以应用番茄钟工作法（Pomodoro Technique）、倒数计时器等小工具。
番茄钟的设计概念，是每次工作以25分钟为单位，时间到后短暂休息5分钟，连续3个单位后休息15分钟。试著每个单位都订一个小目标，例如完成跨部门联系工作、拟定客户简报的架构等等，让你知道为何而战。
透过冲刺短时间的专注，可提高整体工作效率。25分钟远比想像中久，完成一个小目标不至于太困难，实地操练几次，会更有效地善用零碎时间。记得在手机、桌上型电脑同步下载相关App，非常实用。
专家形容，人类大脑就像电脑的记忆体，未经分类的杂讯会占用大脑容量、降低运转效能，进而导致分心、思绪纷乱。他引用《搞定！工作效率大师教你：事情再多照样做好的搞定5步骤》作者大卫．艾伦（David Allen）的名言：“你的脑袋是用来产生创意，而不是去记住一大堆事情。”运用上述步骤来清空大脑，才能促发更多灵光乍现的瞬间，“毕竟，激发创意才是时间管理的目的，”专家解释。
专家不忘提醒：“专注远比想像中难。”因此，他建议平常就要自我训练，时常思考这些任务的“下一步行动”是什么？自己又想要达成什么目标？行动导向的思维，能帮助自己把时间花在刀口上，更集中、更有效率地达成目标。
