写 Email 是职场生活不可或缺的一部分，只是很少人会满心期待地收发 email，多半时间，它是琐碎的、烦人的、甚至言不及义的，有时候工作一多，Email 连串累积起来，那压力让人早上打开信箱前都还要先深呼吸一口气，才不至于被排山倒海而来的信息淹没。

但职场专家却认为，厉害的工作者懂得反转 Email 的乏味无趣，让它不再只有传递讯息的基本功能，而是一样能提升工作品质、拉近人脉关系的工具。以下 5 种 Email 的用法，灵活运用，或许能替职场带入新的活力与机会：

1.每周讯息的统整，梳理出来的大方向

每个礼拜，我们都有无数的讯息往返和会议讨论，但千头万绪若没经过统整梳理，往往细琐地分散到各人的行事历与记事本上，却无法形成一个清晰的、有力的团队总方向。

如果你是主管或小组领导，建议将每个礼拜所有讨论过的事物和结论整理起来，制成一份当周工作进度与分派资讯统整，再透过 Email 寄给团队所有人。这样不仅能给人你清楚掌握复杂事物的能力，更能帮助所有人知道彼此进度，朝一致的方向前进。

2.写给下个礼拜的自己

还记得在电影《穿着 Prada 的女王》中，刻薄助理 Emily 总在工作到濒临崩溃时，不断碎念着 “I love my job” 的画面吗？

工作上不同的利益与喜好太多了，在职场成熟的过程，一部分就是学会妥协与牺牲的过程。在不同单位与个人的挤压磨合之间，有时候我们会迷失方向，怀疑价值，这种时候，我们就需要像 Emily 一样，用一句话、一段文章、一封信，自己安慰自己，收收惊，定定神。

每个礼拜五离开办公室前，不妨写一封信给下礼拜一的自己吧。写一句鼓励自己的话、写一段发人深省的文章、贴上一串职场生存的个人喊话。周末过后回到岗位，点开这样的 Email，想必能替一周的工作带来能量。

3.一封真诚而温暖的称赞信

讲求「专业」的职场，往往检讨批判很多，赞美鼓励却很少。做错了事情，就要马上指正修改，以求下次不再犯错，但做对了事情，却好像是应该的，很少人会主动明确地去称赞或表达好意。但，你记得上一次有人称赞你的工作，那感觉有多好吗？你是否到今天想起来，心情还是会突然变得轻盈呢？

或许我们的工作环境，都需要多一点真诚的正能量与善意。下次，团队伙伴交出了漂亮成绩、外部合作伙伴给出了精彩成果，不妨都花一分钟的时间，写写你喜爱与感激对方的地方，不把对方的努力当作理所当然，如此，不仅能鼓励彼此持续进步，更能让工作心情更加愉悦。

4.写给「导师」的一封信

每个人的生活中，或许都有一两位重要的「导师」，他们经验比你多、思考较周全清晰，他可以是你大学的教授、某个课程的老师、某个朋友，或是职场上的前辈，许多疑问只要和他们讨论，就可以拨云见日，让人获益良多。

如果你身边幸运有这样的人，别忘了将平日的疑惑记在心里，透过 Email 与对方讨论，走走成长的捷径。只是要记得拿捏尊重，才能建立一个有意义的双向关系。

5.即便在职场也保有幽默与个性，寄封给「朋友」的信

许多研究指出，一个人快不快乐，很大程度在于他人际关系的品质。人际关系不仅限于职场以外的生活，办公室里的关系也同等重要。每个礼拜，不妨寄出一封给朋友的信，可以是公司的好伙伴或公司外的朋友，内容可以是纯好玩的闲聊，可以是讨论一件需要思考的事，也可以是分享一些影片与想法等等。学会与人建立起真诚的关系，即便在职场上也保有幽默与个性，能让工作气氛更舒服，连带地或许也会影响生产品质。