有时候，发现工作中的沟通障碍是很容易的。当问题由于沟通不畅而得不到解决时，你可能会看到一些职场冲突或工作效率的下降。很明显，当一个企业缺乏透明度时，往往就会发生沟通不畅。不过有时这可能是无意的。
“卓越就是把平凡的事情做得格外出色。”——约翰·加德纳
许多人都认为自己是个有效的沟通者，因为他们上过大学或者有一定的工作经验，但实际上他们仍然很难用自己的信息影响到他人。无效沟通的结果往往是错失机会、浪费时间和资源——所有这些都是因为他们没有进行高影响力的对话。
在工作中，你可能会注意到一些影响清晰、有效和透明沟通的因素：个人特征、物理距离、信息本身、语境、使用的术语和文化。那么如何才能做到有效沟通呢？
下面是确保工作中有效沟通的7种方法，这样你就能创造一个高效、有效和包容的工作环境。
1.熟悉你的听众
在工作中，理解你的听众是有效沟通的关键。这适用于口头和书面沟通、演示文稿、电子邮件、公司范围内的公告或项目状态更新等等。
你的信息是否能被有效地传达或很好地接收，取决于你能否理解你的听众关心什么。
- 你的沟通对象是谁？
- 你的信息意图是什么？
- 他们需要知道什么？
- 你需要他们做什么？
- 向听众传达信息的最佳方式是什么？
- 你的听众会如何理解或诠释这个信息？
- 当你的听众收到你的信息时，他们会有什么感觉、想法和反应？
为了回答这些问题，你需要提前计划，研究，观察你听众的行为。例如，你与团队或同事沟通的方式可能与你与领导沟通的方式不同，因为这些人群有着不同的兴趣和理解方式。
2.试着了解情况并澄清
花些时间去思考。在工作中沟通之前，停顿一下，了解情况，澄清问题，并产生同理心。下面是一些帮助你在工作中有效沟通的技巧:
好奇。以“什么”和“如何”开头来问一些开放式问题。因为人们大多倾向于描述他们的反应。这时，你就可以用开放式的试探性问题来获得更多的上下文。你理解得越多，你就越有可能为你的听众量身定做一条能引起共鸣的合适信息。
像孩子一样学习。通常情况下，孩子们事先并不知道他们将要学习什么。他们的学习方法是谦逊的。当你站在听众的角度去理解他们的处境时，也要采取同样的方法。要保持开放，准备好，并愿意看到你听众的观点。
检查你的假设。你丰富的经验可能会模糊你的认知和判断。挑战你对听众先入为主的观念。确定你需要和谁交谈，或者你需要做些什么研究来验证你的假设是否正确。在开始行动之前，确保你为理解创造了空间。
包容。人们希望在工作中有归属感、价值感，感受他人的包容和重视。所以你要深思熟虑，确保每个人的想法都会被捕捉到。例如，如果你在一个会议上征求意见，确保每个人都有足够的时间来分享他们的回答。如果你没有时间了，在会议上说明你稍后会和他们联系。
3.多层次倾听
“大多数人不是带着理解的意图去倾听；他们倾听的目的只是为了回应”——斯蒂芬·R·科维
你可能熟悉一些基本的倾听技巧。然而，当我们感到无法在截止日期前完成任务、确定优先级或进行创作时，很容易就会处于自动驾驶状态，错过那些能帮助你在工作中有效沟通的关键信息。以下是一些提醒:
- 释义。通过重复或用你自己的话重新构建信息来确认你对信息的理解。如果各方之间存在分歧，那么是时候进行澄清了。
- 调查。如果你觉得缺少一些你可能需要的信息，就去询问。
- 澄清。如果你不完全明白某件事，同样去问一问。
记忆。试着回忆对你听众来说重要的观点。这些信息可以在将来使用，并向你的听众表明你的关心和积极倾听。
在工作中成为一个有效的沟通者意味着你需要调整你的积极倾听技巧。记住:
- 要富有同理心。
- 理解别人的看法，而不仅仅是你自己的看法。
- 衡量自己和他人的情绪和反应。
- 了解自己和他人的价值观和信仰。
- 观察身体语言等非语言的交流信号。
4.回顾你是如何收到反馈的
你收到反馈的方式会影响你的反应，也会影响你与他人沟通的效率。接受反馈和批评说起来容易做起来却很难。当你被生活琐事分心，或者在工作中感到压力时，你可能就会对自己听到的最轻微的评论产生抵触情绪。
这里提供了一些方法来提高你吸收反馈的能力，要知道利用有用的东西，知道如何摆脱对你没有帮助的东西，从而学习和前进。
其中一些策略包括:
- 了解、理解和管理你对反馈的触发点和反应。
- 将信息与来自“谁”那里分开。
- 倾听建议，而不是做出判断。
- 将反馈分解成可消化的部分。
- 当你主动寻求反馈时，要具体一点，只要求一件事。
- 采取一些小的步骤来测试你得到的建议。
你有能力从反馈中学习并从中成长。将反馈分成小块可以帮助你更好地处理信息，减少你的反应。
5.提供客观和可观察的反馈
这是最难做到的事情之一，因为你可能不想冒犯别人，想要避免冲突，不完全确定如何去做，在情感上没有准备好，或者被你的假设所蒙蔽。
情境、行为、影响(SBI)模型可以帮助你提供清晰而具体的反馈:
- 情境。提供上下文。问问自己发生了什么，在哪里，什么时候。
- 行为。描述行为。这是最困难的部分，因为你需要检查你的假设。例如，说“你很粗鲁”(主观)和“你打断了我”(可观察到的行为)会改变反馈的语气。“粗鲁”可以有多种解释，当你看到有人打断你的时候。
- 影响。用“我”来描述行为产生的结果。
让谈话继续下去，通过反思来寻求理解。他们的观点是什么？他们怎么了？他们意识到了什么？
例1:
“在昨天早上的团队会议上，当你做陈述时，你对两张PPT不确定，你的销售数据计算错误。你感到很尴尬，因为整个董事会都在那里。你担心这会影响自己团队的声誉。”
例2:
“在周一下午的客户会议上（情境），你确保会议准时开始，每个人也都提前拿到了讲义。你所有的研究都是正确的，客户的每一个问题都得到了回答(行为)。你为自己做了这么出色的工作而感到骄傲，你给公司带来了光明。由于你们的努力工作(影响)，你相信你们会得到这批客户。”
知道如何提供清晰、具体和可观察到的反馈，是在职场上成为一名有效沟通者的必要技能。
6.跟进、确认和建立问责制
工作中有效的沟通不是一次性的。你需要不断地监视进度并提供持续的支持。不要忘记认可你的同事、团队或领导的进步！
使用以下问题来帮助你评估工作中持续沟通的有效性:
- 你看到了什么机会？
- 你如何调整？
- 需要做出哪些决定？
- 你能提供什么支持？
- 你需要做什么来确保接收到准确的信息？
7.使用7C原则沟通
对于工作中的任何沟通媒介，都要牢记沟通的7C原则，以便更好地调整你的信息:
- 明确。目的是什么？这条信息容易理解吗？
- 简洁。你能删除什么？说到点子上了吗？
- 真实。事实是什么？
- 正确。这条信息没有错误吗？它适合你的观众吗？
- 连贯。是否存在逻辑流程？信息是否一致？
- 完成。是否提供了相关信息，是否需要采取行动？
- 礼貌。你留言的语气是什么？
总结
确保工作中有效沟通的方法需要实践和时间。
把这7个策略放在首位，在工作中加强沟通，让你的信息更清晰透明。
- 熟悉你的听众
- 试着了解情况并澄清
- 多层次倾听
- 回顾你是如何收到反馈的
- 提供客观和可观察的反馈
- 跟进，确认并建立问责制
- 使用沟通的7C原则继续成长，微调你的技能！
这个月你可以做些什么来加强你在工作中的沟通？
为工作场所的交流设定一个SMART目标——具体的、可衡量的、可实现的、相关的、有时间限制的！
