在工作中，我们每个人都时常听到“效率”这个词语，人们往往会谈论某人的工作效率有多高，以及自己如何去提升效率等等。但是很少有人知道效率是如何进行衡量的，甚至不知道我们在使用“效率”这个术语时到底在说些什么。
其实它最简单的公式就是：产出÷投入=效率。
例如，你有两个销售员，每个销售员每周打10次电话给顾客。第一个平均每周进行了2次成功销售，而第二个平均每周进行了3次成功销售。通过代入数字，我们可以得到每个销售人员的工作效率水平。
对于销售人员1，产出的是2次销售，投入是10次的外呼电话，所以2÷10 = 0.2或20 %的效率。销售人员2，产出的是3次销售，投入的是10次外呼电话，所以3÷10 = 0.3或30 %的效率。
对于当今任何管理者或企业主来说，知道如何衡量和解释工作效率都是一项宝贵的资产。例如，在上面的场景中，销售人员1显然没有销售人员2做得好。
了解了这些信息，你就可以更好地决定应该采取什么样的行动。
比如可能会需要对销售人员进行更多的内部培训，或者跟随更有效率的销售人员学习更好的技巧。也可能是销售人员1并不适合做销售，而会在其他不同的岗位上做得更好。
如何衡量工作效率- 14种行之有效的管理技术
了解如何衡量工作效率，让你可以通过最小化成本和最大化利润来微调业务:
1.确定长期和短期目标
了解你(或你的公司)的目标是衡量工作效率的关键。
例如，如果你的公司的目标是扩大市场份额，你会希望通过你团队获得新客户的能力来衡量他们的工作效率，而不一定是根据实际销售额来衡量。
2.将长期目标分解成较小的每周目标
你的长期目标可能是在一年内获得1000个新客户。因此，每周要新增20个新客户，如果你的团队中有5个人，那么每个人每周都需要引入4个新客户。
通过将它分解，你可以通过代入数字来跟踪每周每个人的工作效率:
工作效率=新客户数量÷销售电话总数
3.创建一个系统
你有没有注意到，每当你走进麦当劳的厨房，薯条机总是会在你的左边？为什么？
因为麦当劳创造了一个系统。他们认为，设置厨房最有效的方法就是当你走进厨房时，总是会把炸薯条的机器放在左边。
你也可以做同样的事情，只需要让它适应你的业务即可。
假设你知道你最高效的销售人员在下午3点到7点之间的销售额最高。而其他销售人员却是在上午9点到下午4点之间，那么你可以通过调整工作时间这样简单的事情来提高效率。
4.评估，评估，评估
我们已经谈到如何使用效率数据来评估和监控你的员工。但别忘了用同样的方法来评估自己。
如果你已经建立了一个系统来追踪和评估你员工的表现，但是仍然没有达到目标，那么也许是时候看看你自己的管理风格了。毕竟，你的管理是我们等式最重要组成部分。
也许你可以试着做一些相反的事情，看看这会不会改变工作效率。你是以团队为基础来管理你的员工吗？也许采用一对一的方法会更好地利用每个人的优势和劣势。
请记住，你和你的管理风格将直接影响到你员工的工作效率。
5.使用评级量表
为员工制定清晰简洁的目标是提高工作效率的关键部分。因此，一旦你设定了一个或多个目标，就必须定期让你的员工反馈他们的进展情况。
使用评分标准是一种提供标准化进度的可视化方法。使用1-5或1-10的评分表是一个很好的方法来给出清晰、简洁的个人反馈。
这也是跟踪需要改进的领域的长期进展和增长的好方法。
6.雇佣“神秘顾客”
这在零售业务中尤其有用，因为在这个行业中，客户服务是最重要的一个环节。神秘顾客可以根据典型顾客可能会经历的情况给出反馈。
你可以雇佣自己的神秘顾客，或者有专门的公司会提供这种服务。不管你选择哪条路线，神秘顾客都要有一个标准化的清单来评估。
你可以要求评估你的员工是否友好，问候顾客花了多长时间，员工对产品或服务的了解，以及任何对零售业务重要的事情。
7.提供反馈表格
使用反馈表是从现有客户那里获得直接产出的一个好方法。但在使用反馈表单时，有几件事需要记住。
首先，保持表格简短，最多2 - 3个问题，并留出空间供顾客附加评论。当你让人们填写一份有很多问题的长表格时，就会大大减少你收到的信息量。
其次，请注意，当客户在不开心或抱怨时比在满意时更有可能提交反馈表格。
你可以通过让每个人在互动结束时进行调研来抵消这种倾向。这也可以提供更好的客户体验。
8.跟踪成本及效益
这是一个很好的衡量标准，尤其是当你的员工对他们的预算有一些自由定夺权的时候。你可以追踪每个人花了多少钱，以及他们是如何花费这些钱的。
同样，这个也很容易代入方程。效率=产出的金额÷花费的金额。
掌握这些信息对于预测开支和预算也非常有用。
9.使用自我评估
让你的员工做自我评估对每个人来说都是双赢的。研究表明，当员工觉得他们参与进来，并认真对待他们的意见时，士气就会提高。众所周知，员工士气的高涨会带来更高的工作效率。
使用自我评估也是确保员工和雇主目标一致的好方法。
10.监控时间管理
这是工作效率的头号杀手。上网、玩游戏、查看电子邮件和打私人电话的时间都会降低工作效率。
关键是要在不影响士气的情况下限制这些活动。研究表明，大多数人会遵守他们认为公平的规则，并确保对每个人一视同仁。
尽管理想情况下，我们可能认为这些活动都不应该在公司时间内完成，但员工肯定会有不同的看法。从工作效率的角度来看，最好有对双方都公平的政策和规则。
11.分析新客户渠道
天下没有免费的午餐。我们都听过这样一句话:“获得一个新客户要比维持现有客户的成本更高”。虽然这很正确的，但是为了让你的业务持续增长，你需要不断增加新的客户。
了解如何通过获得新客户来衡量效率，将确保你的营销资金以最有效的方式被使用。这是另一个很容易代入公式的指标，工作效率=新客户的数量÷吸引这些客户所花费的金额。
如果你进行任何类型的广告活动，你都可以使用这个公式来计算你需要的支出。
假设你的广告预算是30000元。你把20000元投入电视广告，7000元投入广播广告，3000元投入平面广告。当你追踪结果时，你发现你的电视广告产生了500个新顾客，你的广播广告产生了150个新顾客，而你的印刷广告产生了90个新顾客。
那么我们把这些数字代入我们的方程。电视以20000元( 500÷2000 = 0.025，效率为2.5 % )的成本产生了50个新客户。广播广告产生了150个新客户，成本为7000元( 150˙7000 = 0.022或2.2 %的效率)。印刷广告带来了9个新客户，成本为3000元( 90÷3000 = 0.03或3 %的效率)。
从这个分析中，很明显，使用平面广告，你会获得最大的收益。
12.利用同伴反馈
当人们在团队或团体中工作时，这一点特别有用。尽管自我评估很有效，但普通人在评估自己能力方面却出了名的差劲。
当你去问办公室里的人：有多少人认为自己的驾驶水平高于平均水平时，你就会看到70%的人都会举手!但我们清楚地知道，实际上大约会有25%的司机低于平均水平，25%高于平均水平，而50%处于平均水平。
那么这些人都是在撒谎吗？不，并不是，他们只是对自己的能力没有准确的评估。
在工作场所也一样。使用同伴反馈往往会比自我评估更准确地评估一个人的能力。
13.鼓励创新，不要惩罚失败
谈到工作效率，鼓励员工投入并采纳他们的想法是提升效率的最好方法。只要确保你所做的任何改变都能转化为更高的工作效率即可。
比如说，有人来找你申报公关预算，这样他们就可以带潜在顾客去唱歌或吃饭。通过使用简单的效率指标，你可以轻松地进行成本效益分析，或者将该程序扩展到销售团队的其他成员，或者完全终止它。
不管怎样，通过让员工参与决策过程，你可以获得更多宝贵的知识，还可以提高士气。
14.使用外部评估
使用外部评估者是客观评估的巅峰。有专业的评估公司可以提供训练有素的人员，甚至专门评估特定的行业。
他们会对你的企业效率水平进行全面的分析。在他们的最后报告中，他们还会就如何提高企业效率提出建议。
虽然专业评估的好处很多，但它的成本也让大多数企业望而却步。
最后
这只是衡量工作效率的几种方法。有些可能适合你的情况，有些可能不适合。
在决定如何衡量工作效率时，最重要的是要记住选择一个与你的目标一致的方法。一旦你决定了这一点，只要持续地监控你的进度，做一些小的调整，并分析这些调整的结果即可。
商业世界瞬息万变，拥有合适的工具来跟踪和监控你的工作效率可以让你在竞争中获得优势。
