如果你去过商学院，你就会反复听到这样的话：能衡量的东西才能得到管理。这句格言出自彼得·德鲁克之口，但也同样适用于时间管理。改善时间管理最好的方法就是记录下你每天的活动。简单地看看你的时间是如何使用的就能让你更有效率。
在你开始记录你的日常活动之前，你有两个选择——在哪里做以及如何做。让我们先来讨论一下这两个问题。
在哪里记录你的日常活动？
一般来说，记录日常活动有两种选择：书写记录和电子记录。虽然没有“正确”的答案，但人们选择其中一个而不是另一个是有原因的。
电子记录
出于一些原因，许多人喜欢把他们的任务记录在日历或生产力软件中：
1.可访问性
没有谁想要去哪都带着一份计划。电子记录工具可以从你的手机上访问，它可以放在你的口袋里，从你起床到上床睡觉。也可以在你的电脑上显示出来，你可以在那里分析数据。
2.可定制性
你喜欢把你的任务看成日历还是清单？你喜欢按照类型、参与者、时间轴或其他什么东西来给它们分类吗？你会用颜色标记它们吗？电子记录工具可以让你坐在驾驶座上。如果你改变了你对布局或颜色的选择的想法，你还可以随时调整它。
3.成本
你最近有购买规划表的想法吗？一本精装本要花一大笔钱。如果你选择这条路，建议你不要在网上购物。
“你能做的最好的事情之一就是走进商店，触摸规划表，感受它，并真正地观察它”。虽然大多数电子记录工具都是免费的，且有些网站还提供功能更丰富的付费版本，但即使是这些版本也要与装订好的纸张规划表竞争。
是的，并不是每个人都会使用软件来记录他们的日常活动。那么，纸张规划师们喜欢它们的什么呢？
书写记录
就像有些人更喜欢纸质书而不是电子书一样，有些人宁愿把他们的日常活动记录在纸上。且这个选择也有一些优点。
1.记忆
研究表明，把事情写下来有助于我们记住它们。如果你想记住一个新的日常活动，纸质的活动计划表可能是你最好的选择。
2.隐私
尽管软件公司在数据安全上花了很多钱，但事实是数据泄露时有发生。如果你担心你的日程安排或活动泄露给错误的人，纸质计划表可能是正确的选择。
记住，纸质日志会让你承担更多的责任。没有人会读你的活动日志，如果你把它放在保险箱里。但与此同时，你要如何访问它呢？
3.可见性
要访问你的电子活动追踪器，你只需要考虑一下，打开手机或电脑上的应用程序，然后登录即可。但如果你把纸日志贴在正确的地方，你所要做的就是看一下它。
这就是为什么许多商务人士仍然把纸质日历放在他们的办公桌上，尽管他们仍然使用电子日历的原因。没有什么比视觉提醒更能刺激大脑的了。
一旦你决定了把你的活动数据放在哪里，你还需要实际地记录和分析它们。通过记下你所花费的时间来复习我的六个秘诀，以此进行练习。
如何跟踪你的日常活动
有些活动比其他活动更容易记录。电子会议，比如视频会议，可能已经在你的日程表上了，因为你发出了邀请。其他的，比如你突发奇想去野外远足，可能就需要一些计划和评估。
从这里开始：
1.检查你的日历
日程表上的安排是否与你实际支配时间的方式和你希望支配时间的方式相匹配？《突破蓝图》的作者道格·福里（Doug Foley）说，应该是这样的——“如果你学会掌控你的日历，而不是让它掌控你，那就是建立你想要的生活的第一步。”
如果没有，清理你的日历。删除不再相关的活动和事件。对你不想做或做不到的事情说“不”。用能让你更接近目标的活动来填补这些空白。
2.使用时间追踪器
要跟踪电子活动，就使用活动跟踪软件。它们可以从你的日历中提取事件细节，并提示你记录你在每个活动上实际花费的时间。
这些工具最容易与小部件一起使用，小部件是程序的缩小版本，只显示其基本工具。时间跟踪小部件允许你在工作时启动、暂停和停止活动计时器。
如果你更喜欢记录体育活动，那就拿个秒表吧。你的手机有一个内置的，如果你喜欢田径教练的体验，你也可以把一个放在口袋里。无论哪种方式，每次活动后都要记住按“开始”和“停止”键，这需要练习。你可以花大约两周的时间来养成这个习惯。
3.把时间限制到分钟
当你追踪你的时间时，它们很容易被四舍五入。
也许你忘记点击计时器上的“开始”按钮，所以把它命名为3:25 p.m.而不是3:23 p.m.。也许你昨天的日志在下午4点有一个空白，所以你假设你那时开始了下一个任务列表。
虽然这似乎不是什么大事，但想想它是如何歪曲你的活动日志的。现在不仅该任务的时间不准确，而且还可能导致你更改与该任务相邻的任务的开始或结束时间。
当你需要分析如何花费时间时，草率的日志记录只会成为一个更大的问题。如果每五分钟的“查看邮件”任务差了两分钟，你的分析可能会让你认为你花在邮件上的时间仅仅是实际时间的一半。
4.做笔记
你的儿子或女儿在你写邮件时分散了你的注意力吗？难怪它花的时间是前几次的两倍。在你的活动日志中记录下原因。
如果你要做规划，先不要用笔写。我几乎每天都会对我的计划表做一些修正(稍后再详细讨论)。电子追踪器允许你不只是附加注意到每一个活动，还可以随时更新它们。
在记录你的时间时，“为什么”和“什么时候”、“多长时间”一样重要。如果你想成为一名更好的时间管理者，你就需要知道为什么某些任务会比你预期的花费更多或更少的时间。
5.请求修正
不管你有多细心，每个人都会犯错。如果你正在记录一个小组活动——无论是工作时的市场营销活动还是在家做饭——请小组中的其他人定期检查你的活动日志。
很有可能你的时间安排和你的伴侣略有不同。重要的不是谁的时间是正确的，而是找出存在普遍差异的任务类型。没有被正确记录的任务就不能被正确地分析或操作。
6.备份
你的记忆力有多好？果你的活动日志丢失或被盗，你能说出它的最后一个月写了什么吗？可能不会。
如果你使用纸质活动追踪器，每周拍一张它的照片。将照片上传云存储平台上。如果你使用的是电子日志，请在本地存储设备上备份你的活动日志。你永远不知道你追踪器背后的公司什么时候会破产。
7.深入研究数据
一旦你有了一个月或更长时间的活动数据，并且确信它被正确地记录下来，乐趣就开始了。你可以通过分析你如何利用时间来更好地利用时间。
如何分割数据取决于你想如何处理它。也许你所需要的只是在每个月的月末评估一下你的工作时间。那很简单——只要把过去四周你代表客户做的所有活动加起来就行了。
使用你的活动日志来改善你的个人生活需要你思考你的兴趣和理想。你是否总是有足够的时间吃早餐？如果没有，你可能需要早起。你的高薪工作是否迫使你每周工作超过50小时？那么也许是时候开始寻找一个新的了。
做得更多，做得更好
你的日常生活可能看起来没什么特别的。但是如果你记录下你每天的活动，你就会发现你每天做了很多事情。
为了更好地管理你的时间——减少不必要的任务或者更有效地完成你现有的任务——你都需要记录你的时间。优化的机会总是存在的——你只需要开始识别它们。
