你工作得越好,就越容易掉进这个效率陷阱

你工作得越好,就越容易掉进这个效率陷阱

你步入职场的时间越长,你所承担的责任就越多。这可能是升职、管理团队,或者承担更多的项目和任务。当然,它们都是一些积极的改变,因为有利于你成长和遇到更多的机会。

然而,随着时间的推移,你可能会意识到你所能承担的责任是有限的。你变得越来越忙,但却已经不能再成就大事了。你可能每天、每周和每月都给自己设定目标,但当你每个月月底回顾自己的任务和目标时,你会发现进展很差,甚至没有进展。

效率陷阱

在大多数情况下,随着你的职业发展,你获得了更多的责任,但也会有更多的事情会阻碍你的工作效率。以下是其中的一些:

  • 更多的人希望与你联系,因为你的经验、知识和专长。
  • 你会收到大量的电子邮件、见面邀约和联系方式。
  • 你管理的团队成员会不断地向你寻求帮助或反馈。

除非你是超人,否则你会发现自己的任务已经被上面的事情淹没掉了。虽然公平地说,上述任务都是有价值的,但它们并不是对你或你的职业最有意义或最有成效的。

换句话说,你陷入了一个提高效率的陷阱。这个陷阱叫做浅工作。

如果你总是忙于帮助别人和处理无关紧要的事情,你就会失去时间和精力去关注重要的事情。你可能在帮助你的团队或部门顺利运作,但你并没有真正地让事情朝着对你有利的方向发展。例如,你没有时间去寻求持续的改进,也没有灵感去创新思维和实现大的目标。

你可以这样想:你80%的工作可能花在了低价值的任务上,而只有20%花在了高价值的任务上。你会花半天的时间开会,然后把剩下的大部分时间用来处理你的差旅报销,回复邮件,帮助同事等等。

如果你想让你的事业回到正轨,并开始再次实现大的事情,那么你就需要时间去管理你的工作。我们来看看是怎么做的。

如何明智地利用你的工作时间

帕累托原则就是一个很好的开始。它指的是我们所做的20%的事情通常会产生80%的结果。相反,我们所做的80%只会产生20%的结果。

 

就你的个人工作而言,你可能80%的努力都集中在肤浅的工作上,而这些工作只会给你带来很少的结果。然而,剩下的20%的努力(投入到非肤浅的工作中)才是产生真正重要结果的部分。

你应该采取什么措施来扭转这种局面?你现在可以开始做两件事。

1.减少不必要的工作活动

我说的是最小化,我不是说中断它们。大多数任务都有价值,但是你需要确保你把重点放在高价值的任务上。

为了达到这个目的,你可以考虑“时间阻塞”。这是你安排时间去做你自己的重要任务的地方——不被打断。想象你对你的团队说:“接下来的两个小时我将在一个私人办公室工作,因为我要完成一件紧急的工作。”这样,你就设定了界限,也给了自己时间去完成清单上的重要任务或项目。

对你的另一个建议是,每周(甚至每天)对人们的询问或通知设置一个最高限制。这可以阻止别人太轻易地接近你。例如,如果同事在给你发邮件的时候,通常都希望你能马上回复,那就开始放宽你的回复时间吧。通过这样做,你会证明你真的很忙,你的同事也可能会开始从别处寻找答案——甚至自己找到答案。

2.委派任务和职责

你所做的工作是向你汇报的人能做的吗?这是许多主管(尤其是新主管)经常遇到的问题。然而,如果你要实现你的目标,你就必须学会把你的一些任务委派给你的团队成员。

要做到这一点,首先要确定你可以委托什么。如果这不是只有你能做的事情,考虑把它委派给别人。你应该是一个负责大局的人,所以不要迷失在细节中。

如何最好地委派工作?最重要的是为人们设定明确的指导方针。不要让你的指令含糊不清,也不要假设别人会理解你让他们做的每件事。

通常,委派责任比一次性的任务更有意义。例如,不要让你的团队成员为一个演示准备本月的统计数据,而是让他们负责团队所需的所有统计数据。通过这样做,他们很可能成为采购和整理统计数据的专家,并将享受赋予他们的额外责任。

当然,有些时候人们并没有达到你的期望。这可能会让你想:“为什么他们不能照我说的做?”或者“为什么我不能让他们明白我想要什么?”要小心,因为当你开始问这类问题时,你的压力就会增加,你就会开始考虑收回一些你希望委派的任务。

解决上述难题的方法是,定期检查你委派给别人的任务或职责的表现。这将使你能够确保他们理解需要他们做什么,如果需要,你还能够提供额外的指导。

如果你更关注完成任务所需的整体技能,而不是完成特定任务所需的每一步,这对双方都有帮助。换句话说,学会放手。例如,不要逐字逐句地教人写销售话术,而要把重点放在关键元素上,比如有力的标题、简洁的句子和有力的行动要求。

把时间当作朋友,你会得到很大的回报

如果你的事业偏离了正轨,那么你就需要花些时间重新评估你的优先事项,以及你如何管理你的工作量。

确保重要的任务是你的首要任务,让它们占据你80%的工作时间。用剩下的20%的时间做一些不重要的事情。如果这导致你没有足够的时间来完成非必要的任务,那么这就是委托的用武之地。

培训你的团队中有能力的成员,让他们承担你没有时间承担的任务和责任。他们会从学习新事物中受益,你也会因为有时间专注于重要的事情而受益。

一天只有那么多时间,所以要确保你明智地利用它。这样做,你会开始获得比你想象中更多的东西。

希望对你有所帮助